Un tabel pivot este în esență un mod de a extrage date și de a le prezenta într-o formă lizibilă. Tabelele pivot sunt o modalitate excelentă de a interoga datele și de a crea tabele de informații care pot fi reîmprospătate atunci când datele brute se modifică!
Exemplu de lucru: aveți nevoie de un tabel care să prezinte următoarele:
- Câte posturi (FTE efective) aveți în total
- Defalcat în funcție de titlul poziției
- Defalcat în funcție de statutul de angajare (Perm / Temp / Casual)
Odată ce aveți datele brute, creați tabelul pivot pe datele brute:
- Din bara de instrumente selectați Date> Tabel pivot și raport diagramă pivot …
- Faceți clic pe Următorul
- Verificați dacă datele pe care doriți să le includeți în tabelul pivot sunt evidențiate în Gamă
- Faceți clic pe Următorul
- Dacă doriți ca tabelul pivot să apară într-o nouă foaie de lucru (filă) faceți clic pe Terminare. În caz contrar, dacă doriți să apară în aceeași foaie de lucru (adică - sub date) faceți clic pe Foaia de lucru existentă și selectați prima celulă după date și apoi faceți clic pe Terminare
Ar trebui să apară scheletul tabelului pivot.
Dacă lista câmpurilor din tabelul pivot (afișat în dreapta, mai sus) nu este vizibilă, va trebui să o deschideți:
- Faceți clic dreapta pe bara de instrumente (oriunde în pătratul de mai jos):
- Selectați Masă rotativă.
- Clic Afișați lista de câmpuri
- Câmpurile ar trebui să fie acum vizibile și puteți trage caseta spre dreapta pentru a o bloca în poziție.
- Trageți următoarele câmpuri în zone: ZONA FILTRU ASCUNS: Nici unul
ZONA SEPARATORULUI DE COLOANE: Tipul poziției
ZONA SEPARATORULUI DE RÂND: Titlul poziției
ZONA DE BAZĂ DE DATE: FTE efectiv
- Pentru a schimba câmpul de bază într-o sumă, faceți clic dreapta pe câmpul (încercuit mai jos):
Selectați Setări câmp …
Selectați Sumă.
Clic Număr…
Selectați Număr și 2 zecimale apoi faceți clic pe OK.
Datele ar fi trebuit să se schimbe în zecimale.
- Pentru a reordona coloanele Tip poziție: faceți clic dreapta pe Casual> Comandă> Mutați la sfârșit
Acum aveți tabelul terminat cu coloanele în ordinea Permanent, Temporar, Casual.
 |  |
Următorul pas este să trageți câmpurile de care aveți nevoie în zonele tabelului pentru a crea tabelul. Structura tabelului pivot este după cum urmează:
Utilizarea tipică a zonelor:
ZONA FILTRULUI ASCUNS: Filtru de poziții finanțate recurent
ZONA SEPARATORULUI DE COLOANE: Tipul funcției, Tipul ocupării, Bazele ocupării, Clasificarea
ZONA SEPARATORULUI DE RÂND: Unități de organ, locații, titluri de poziție
ZONA DE BAZĂ DE DATE: Numărul de persoane, FTE
Tabelul pivot ar trebui să arate astfel:
Observați că datele de bază au fost implicit la „Numărul de ETP efective”. Aceasta înseamnă că fiecare poziție a fost socotită ca 1 irelevantă din valoarea ETP. În cazul în care câmpul de bază ar fi Număr efectiv, acest lucru ar fi corect (întrucât toate valorile ar fi 1), totuși sunt valori ETP și necesită o sumă, nu un număr.
În aceste două tutoriale (două părți) veți afla câteva sfaturi interesante cu privire la tabelele pivot:
1) Pentru a umple valorile goale cu zerouri:Faceți clic dreapta pe câmpul de date de bază (încercuit mai jos)
Selectați Opțiuni pentru tabel … Tastați 0 în celulele goale, arătați (înconjurat mai jos)
Faceți clic pe OK.
Tabelul pivot ar fi trebuit să înlocuiască acum golurile cu zerouri.
2) Pentru a ascunde coloana Totaluri:
Faceți clic dreapta pe câmpul de date de bază („Suma de ETP efectiv” prezentat mai sus)
Selectați Opțiuni pentru tabel … Debifează Total total pentru rânduri (încercuit mai jos)
Coloana Totaluri ar fi trebuit acum eliminată.
3) Pentru a adăuga un filtru ascuns în tabelul pivot:Trageți câmpul care conține filtrul în zona de filtrare a datelor ascunse (adică - nivelul unității organice 04)
Faceți clic pe săgeata în jos pentru a selecta filtrul unității de organizare. Selectați filtrul dorit (de exemplu - Sport și recreere)
Tabelul pivot afișează acum doar acele poziții în nivelul Unității organice 04, Sport și recreere.
4) Pentru a afișa doar titlurile de poziție selectate:
Faceți clic pe săgeata în jos pentru a selecta Titlul poziției filtru
Pentru a face selecția mai ușoară, trageți lista spre exterior, astfel încât să fie vizibile mai multe poziții
Dacă există multe valori în listă și doriți doar câteva, începeți prin debifare Arata tot (afișat mai jos) pentru a deselecta toate valorile
Selectați pozițiile pe care doriți să le afișați în tabel. (adică, sportivi și manageri)
Faceți clic pe OK
Tabelul pivot ar trebui să conțină acum doar sportivi și manageri.
5) Pentru a afișa procentele tipului de poziție pentru fiecare poziție:
Faceți clic dreapta pe câmpul de date de bază (în acest caz „Suma de ETP efectiv”)
Selectați Setări câmp …
Clic Opțiuni>>
Selectați % din rând pentru Afișați datele ca
Faceți clic pe OK.
Notă: În această listă există și opțiuni pentru % de coloană și % din total aceasta din urmă fiind foarte utilă.
Tabelul pivot arată acum procente, dar pot exista valori de eroare pentru rândurile care nu au poziții (deoarece nu puteți împărți la zero!).
6) Pentru a elimina erorile din tabelul pivot:Faceți clic dreapta pe câmpul de date de bază (în acest caz „Suma de ETP efectiv”)
Selectați Opțiuni pentru tabel …
introduce 0 în Pentru valori de eroare, arătați cutie
Faceți clic pe OK.
Toate erorile ar trebui înlocuite acum cu zerouri.
